Посчитайте рабочие места и серверы
Начните с компьютеров, которыми действительно пользуются сотрудники. Отдельно запишите серверы, виртуальные машины и общие ресурсы. Если не знаете, что считать сервером, опишите назначение устройства или сервиса — это можно уточнить при знакомстве.
Для предварительного расчёта «Флай-комп» использует 30 BYN за компьютер и 200 BYN за сервер в месяц. Например, 20 компьютеров и один сервер дают ориентир 800 BYN в месяц. Это не заменяет согласование состава обслуживания.
Составьте список важных рабочих сервисов
Укажите, где сотрудники работают с 1С, почтой, общими документами и телефонией. Добавьте государственные порталы и электронные ключи бухгалтерии. Отметьте, какие сервисы важны в конкретные периоды: например, при подготовке отчётности.
Полезно отделить инфраструктурные вопросы от задач прикладного ПО. Настройка сервера для 1С и доработка её конфигурации — разные работы с разными границами ответственности.
Определите ответственных за доступы
Выясните, у кого находятся административные учётные записи, договоры с операторами, сведения о доменах и лицензиях. Не отправляйте пароли и закрытые ключи через открытую форму. Порядок безопасной передачи согласуйте отдельно.
Назначьте со стороны компании человека, который сможет согласовывать доступы и изменения. Это не обязательно технический специалист: важна возможность подтвердить, кому и зачем нужен ресурс.
Уточните ожидания от поддержки
Обсудите часы работы, удобный канал обращения, плановые работы и условия выездов. Время реакции не равно времени полного решения: сложная задача может зависеть от поставщика программы, оборудования или стороннего сервиса.
Состав работ, стоимость и SLA лучше зафиксировать в договоре. После этого сотрудникам нужен простой порядок: куда писать, какую информацию приложить и кто согласует дополнительные задачи.